Een contact op de beurs mailen zonder toestemming: mag dat?

Het is vrij gewoonlijk om een businesscard (met een e-mailadres) aan iemand te geven voor een later contact moment. Maar mag u dan ook marketing gerelateerde content aan diegene sturen? Heeft diegene zijn of haar toestemming daarvoor gegeven?

Wellicht mondeling. Maar hoe bewijst u dat? In een eerder artikel heeft u al kunnen lezen dat een toestemming ook altijd vrijelijk moet worden kunnen gegeven. Hoe kan u dat dan precies regelen? Dat lijkt onmogelijk. Gelukkig, is hier in de wet een extra grondslag voor opgenomen.

Ja, zelfs als het gaat om een e-mailadres!

Onder persoonsgegevens valt ook een e-mailadres. Met name als deze gekoppeld is aan een specifiek persoon, bijvoorbeeld j.janssen@email.nl. Hierbij geldt dat niet alleen voor particuliere maar ook zakelijke e-mailadressen. Dus ook info@bedrijfsnaam.com als zakelijke emailadres.

Het versturen van een bepaalde mailing na een beursevent zou een gerechtvaardigd belang kunnen zijn. Een bedrijfsbelang of marketingbelang zou een gerechtvaardigd belang kunnen zijn. Dat kan alleen toegepast worden op het moment dat dit goed gemotiveerd wordt! Let wel op dat er pas een gerechtvaardigd belang is als het een gerechtvaardigd en rechtmatig belang is voor uw onderneming, de verwerking noodzakelijk is voor dat belang en de belangen van u als onderneming worden afgewogen tegen die van de betrokkenen.

Daarnaast is het erg belangrijk dat u persoonsgegevens alleen inzet voor het doel waarvoor u ze hebt verkregen. Als u toch de gegevens wilt verwerken voor andere doeleinden, zoals het versturen van nieuwsbrieven, dient u hier een toestemming voor op te vragen.

Wees vooral transparant!

De AVG/GDPR bevat veel nieuwe strengere regels omtrent de transparantie die u als bedrijf moet implementeren. Zie deze niet als last maar als een ‘unique selling point.’ Door open en toegankelijk te zijn over de gegevensverwerkingen, zijn betrokkenen sneller gewillig om met u mee te denken naar mogelijke oplossingen. Dit scheelt niet alleen tijd en geld maar levert u ook waardevolle inzichten op in uw data. En dat is vrij gemakkelijk! Een veel voorkomende manier is door dit in een privacyverklaring te melden. Hierin kunt u diverse zaken vermelden die van belang kunnen zijn voor een klant, bezoeker of beursgenoot om goed geïnformeerd met u zaken te doen. Hoe transparanter u bent over de verwerkingen, hoe sneller betrokkenen u vertrouwen met uw data.

Tot slot: wees geen SPAMMER.

Na een event op de beurs, loopt men met veel businesscards rond. Voorkom de verleiding om uw nieuwe contacten/prospects allemaal een geautomatiseerde mail te sturen met uw diensten erin. U mag namelijk geen geautomatiseerd systeem gebruiken voor (ongevraagde) commerciële communicatie. Als u dat wilt doen, dan dient u weer wel een toestemming op te vragen vooraf om mensen te mogen mailen. Het is daarom raadzaam om  een persoonlijke mail op te stellen en daarin een toegevoegde waarde in mee te geven. Hiermee boekt u niet alleen resultaat op sales en marketinggebied, maar bent u ook compliant met de AVG/GDPR.

Afspraak maken