Een personeelsdossier, valt toch onder de AVG

Vergadering

Op het nieuws, in de krant en op internet: de AVG. Men ontkwam er bijna niet meer aan. Dag en nacht werd men bang gemaakt met de ‘strenge AVG’ en plots was het 25 mei 2018: de dag der oordeels. Erna viel het nogal stil. Erg stil.

Echter gaan de zaken gewoon weer door. Zo ook een kantonrechter in Utrecht, die een aparte uitspraak deed.

Personeelsdossier inzien

De kantonrechter sprak zich uit over een geschil over de inname van een leaseauto tijdens ziekte en een verzoek om inzage van het personeelsdossier op grond van de AVG.

Raar genoeg is in het Burgerlijk Wetboek niets opgenomen over inzage of afgifte van het personeelsdossier als de werknemer daar om vraagt. Dit is, samen met diverse andere rechten van betrokkenen, opgenomen in de nieuwe AVG.

Rechten onder AVG

Het personeelsdossier is een bestand met privacygevoelige gegevens. Dat heeft de rechter deze zomer nog eens expliciet uitgesproken. In de Wbp stond niet expliciet dat de werkgever verplicht was een kopie te verstrekken, maar dat is uiteindelijk wel zo door de Hoge Raad bepaald. In de AVG staat uitdrukkelijk dat een kopie verstrekt moet worden. Daarnaast heeft de werknemer ook het recht om onjuiste gegevens te laten verbeteren.

Niet het hele personeelsdossier

Persoonlijke aantekeningen of interne notities die de werkgever heeft gemaakt, zoals mailwisselingen tussen leidinggevenden en de afdeling HRM, vallen buiten het recht op inzage. Ook de mailwisseling met een advocaat of jurist als er een arbeidsconflict is, valt hier buiten vanwege het beroepsgeheim. Als die aantekeningen of notities vastgelegd zijn in een formeel rapport moet de werkgever weer wel inzage verlenen.

Inzage weigeren

Het zal niet vaak voorkomen dat een werknemer naar de rechter stapt om inzage in zijn personeelsdossier te krijgen. Immers, waarom zou een werkgever de inzage weigeren? Het achterhouden van de informatie zal eerder tegen de werkgever zelf werken.

Belangrijke vraag

De AVG stelt eisen aan de verwerking van persoonsgegevens. Er wordt vaak gedacht aan geautomatiseerde verwerkingen. In deze zaak was er nog een papieren dossier dat overigens niet veel meer bevatte dan een getekend arbeidsovereenkomst. Zo maakte de werkgever geen verslagen van de functionerings- en beoordelingsgesprekken. Volgens de rechter dient het bewaren van een arbeidsovereenkomst in een fysieke map als verwerken van persoonsgegevens te worden aangemerkt. Dat is dan ook weer verduidelijkt.

Het artikel is naar aanleiding van een artikel op de website van Das geschreven. Wilt u meer weten, klik dan hier om verder te lezen.