Mag ik in de e-mailbox van mijn medewerkers kijken?

Net als Whatsapp berichten, telefoongesprekken etc. zijn e-mails ook privé…Maar is dat ook zo wanneer het een zakelijke inbox treft? Het is immers eigendom van het bedrijf en u mag daar toch toezicht op houden? Dat is een vaak voorkomende aanname en u mag inderdaad als baas in sommige gevallen meelezen in de e-mailbox. In sommige gevallen. Maar wanneer mag u zich beroepen op dergelijke gevallen? Er is veel rechtspraak hierover te vinden en daar volgen een aantal belangrijke voorwaarden uit voort. Sinds de komst van de nieuwe privacywetgeving (AVG), zijn de regels hieromtrent ook aangescherpt. In dit artikel leest u daar meer over.

Als werkgever wilt u uiteraard een vinger aan de pols houden als het aankomt op hoe werknemers dat zakelijke e-mailaccount gebruiken. Dit kan natuurlijk om verschillende redenen zijn, bijvoorbeeld om privé gebruik uit te sluiten of bij een zieke medewerker het proces wilt laten doorgaan. Dit is een lastige (maar terechte) belangenafweging tussen enerzijds uw zakelijke belangen en anderzijds de rechten van uw werknemers. Hierbij moet u een aantal zaken goed voor ogen hebben.

Zakelijk account

Wettelijk gezien zijn e-mails eigendom van uw werknemers. Hierbij maakt het niet uit of deze zakelijk of privé zijn ontvangen of verstuurd. Deze berichten maken onafhankelijk van de inhoud, onderdeel van het persoonlijk leven van uw medewerkers. Dit wordt beschermd door het recht op privacy.  beginsel mag dus niemand anders in zijn of haar mailbox meekijken zonder toestemming. Maar er zijn ook situaties waar dat niet mogelijk is. Of u inbreuk mag maken op dat recht, hangt sterk af van de specifieke omstandigheden van het geval.

De voorwaarden voor meelezen

Zoals eerder aangegeven, moet u als werkgever aan drie voorwaarden voldoen om mee te mogen lezen in de mailbox van uw werknemer.

  • Kenbaarheid
  • Noodzaak
  • Proportionaliteit

Kenbaarheid

Een werknemer moet van tevoren weten dat u inzage kan hebben in zijn of haar mailbox. Dat hoeft niet per se in een reglement of verklaring te zijn vastgelegd. In praktijk wordt door de rechter meer gewicht aan de verhouding tussen de belangen van de werkgever tegenover die van de werknemer gehangen. Indien u dit kenbaar heeft gemaakt bij uw werknemer, is het ook goed om een aantal specifieke gevallen (doelen) te schetsen. Om mee te lezen moet u namelijk een specifiek doel hebben. Willekeurig door de e-mails gaan van uw personeel zonder specifieke doel mag dus niet.

Noodzaak (gerechtvaardigd doel)

Naast dat een werknemer van tevoren moet weten dat de werkgever kan meelezen, moet er een zekere noodzaak zijn dat u de berichten gaat lezen. Bijvoorbeeld, als de werknemer ziek is en er in zijn of haar inbox belangrijke zakelijke informatie staat.

Proportionaliteit

Is er sprake van kenbaarheid en noodzaak, dan moet u nog rekening houden met aanwezige (minder ingrijpende) alternatieven om de benodigde informatie te verkrijgen. Bijvoorbeeld, in het hiervoor geschetste voorbeeld bij een zieke werknemer. Een minder grijpende alternatief zou het simpelweg het bellen van de werknemer kunnen zijn. In deze laatste gevallen geldt eveneens stuk voor stuk dat de inbreuk op de privacy van uw werknemer in verhouding moet zijn met uw belangen.

Indien u deze voorwaarden goed in acht neemt, kunt u meelezen rechtvaardigen. Maar stel dat u de gevonden informatie blijkt dat u gegronde reden heeft om de werknemer te ontslaan…wat betekent dat voor u?

Meegelezen e-mails bij ontslag

Indien u gegronde reden heeft gevonden naar aanleiding van de e-mailberichten, dan kunnen de e-mails in kwestie een rol spelen bij een eventuele rechtszaak. De rechter zal dan de drie voorwaarden nalopen om te bepalen of de e-mails rechtmatig verzameld zijn. Dit bepaalt de mate waarin het ontslag u kan worden aangerekend en dus kan leiden tot een hogere transitie- of schadevergoeding.

Dus wat kunt u het beste ondernemen?

Nu dat e-mails niet meer weg te denken zijn in onze huidige werksferen en dus ook operationeel een grotere rol gaan spelen groeit ook de kans dat u in sommige gevallen de behoefte krijgt om mee te kijken in de mailbox van uw medewerkers. Hiervoor kunt u het beste een reglement opnemen bij het arbeidscontract of privacybeleid dat separaat door een werknemer wordt getekend. Hierin geeft u duidelijk aan in wat voor situaties u dat doet en met welk doel. Zo voorkomt u moeilijkheden bij een eventueel ontslag. Daarbij biedt het u ook de mogelijkheid om zwart op wit aan te geven wat wel en niet mag bij het gebruik van het zakelijk e-mailadres.

Wilt u weten hoe u dit goed kunt implementeren? Wij helpen u graag verder.

Afspraak maken